Lorsque j’ai débuté en 2002, nous n’avions pas de boîte mails. Je trouvais le Cabinet pour lequel je travaillais totalement “has been” de ne pas avoir une simple adresse mail pour communiquer.

Au bout de 2 ans, mon employeure a plié, elle a ouvert sa boite mail chez wanadoo ! C’est dire qu’à l’époque, nous n’envisageons pas l’achat d’un nom de domaine au nom du Cabinet (qu’elle n’aura jamais fait d’ailleurs).

La classe …

Je me suis retrouvée à pouvoir envoyer des mails puis à appeler la personne pour savoir si elle l’avait bien reçu. Et puis vice versa, le client faisait la même chose. Bref, on se marrait quand même de la situation.

Nous avions aussi le retour des adresses qui n’étaient pas saisies correctement. et puis en réalité, c’était le client qui ne savait plus entre les majuscules, les points, les tirets, le dot.com/fr …

…ou pas !

Plus de 15 ans après, je m’aperçois à quel point cette avancée technologique a mis à mal le temps dans les Cabinets d’avocats qui croulent sous des flots de mails clients, confrères et tribunal avec le RPVA, etc.

Je crois que dans ma dernière année d’exercice, je passais 3 heures par jour à traiter les mails :

  • supprimer les publicités et spams (et y’en a),
  • transférer les mails importants à l’avocat,
  • répondre aux questions qui étaient de mon ressort,
  • et la tâche la plus importante : celle d’enregistrer minutieusement les éléments et pièces jointes dans chaque dossier en sachant que la plupart ne seront jamais vues/lues.

Ce qui devait être un super outil avait complètement anéanti mon poste…

Ma gestion des mails aujourd’hui

Actuellement, j’ai moins de mails mais par contre, j’ai des notifications de nos nouveaux compagnons de communication : Messanger, WhatsApp, Instagram etc

Je ne sais pas ce qui est pire.

Ma solution : Je m’octroie un temps très court trois fois par jour pour répondre. J’informe mes clients de ma façon de communiquer, c’est aussi une façon de travailler ensemble.

  • > Je contacte les personnes par mail quand ce n’est pas urgent,
  • > J’envoie des messangers/sms lorsque j’ai besoin d’une réponse rapide.

Qui parmi vous ressens le poids des mails à traiter? et quelles solutions vous avez mises en place pour gérer les mails ?